De routekaart voor twee jaar
De branche en de omgeving waarin je organisatie opereert wordt steeds dynamischer. Concurrentie ligt op de loer. Onzekerheden nemen toe. Of het nu gaat om de culturele sector, de vrijetijdseconomie of je start als start up. Wat vandaag hot is kan morgen out zijn.
Dus wat doe je dan ? Je past je missie en visie aan op rikketik van de samenleving. Je transformeert je organisatie en ontwikkelt een nieuwe strategie om de doelstellingen die voortkomen uit je geformuleerde visie te bereiken. Je informeert jezelf met input uit goed marktonderzoek, je maakt toekomst-scenario’s, verzint nieuwe verdienmodellen en natuurlijk beoordeel je welke risico’s je loopt.
Een nieuwe routekaart voor de komende twee jaar ontstaat. Je maakt een vertaling van je strategie in concrete, prioritaire stappen en tactieken om de nieuwe visie te bereiken. Je schetst een reeks van acties om de gewenste resultaten te behalen: mijlpalen worden afgezet op tijdlijnen. Je implementeert de benodigde operationele taken en opdrachten die nodig zijn om de visie en strategie tot een succes te maken. Alle betrokkenen en stakeholders stemmen in met de nieuwe benaderingswijze. Met het goedgekeurde Plan van Aanpak ligt de focus op de dagelijkse activiteiten om elke mijlpaal te bereiken.
Maar bereik je daarmee wel iedere mijlpaal ?
Laat je even meevoeren door de volgende vergelijking. Stel jouw organisatie zie je als een jacht en je doet mee aan een race van enkele weken tegen andere schepen. Je mag geen fossiele brandstof gebruiken. De uitdaging is: hoe ga je om met de competitie, de dynamiek, de tactische samenwerkingsverbanden die je kunt sluiten of worden gesloten door anderen? En dat binnen de context dat niemand weet hoe het weer zich daadwerkelijk ontwikkelt tijdens de race. Je weet alleen dat je nu op de juiste wijze moet zien te navigeren om als als eerste te eindigen in de eindhaven.
Je maakt een plan van aanpak. De tekentafel race visualiseer je, doelen worden vastgelegd en je maakt wellicht SMART afspraken (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden). Maar dan is er de weerbarstige realiteit als je op zee bent. Een rots die niet op de kaart staat maar die je wel belet door te varen. De orkaan die zorgt dat je voor de keuze staat blijven we stil liggen of varen we 1000 mijl om. Hoe handel je als je wordt geconfronteerd met onverwachte wendingen ? Een paar tips voor roadmapping zoals het navigeren tijdens een jacht race wordt genoemd.
Navigeren is de kunst van permanent bijsturen
- Zorg ervoor dat jouw schip zodanig kan opereren dat je optimaal kunt profiteren van de wind- , zon- en zeilomstandigheden met als doel dat je zo snel als mogelijk van punt tot punt kunt varen.
- Zorg voor de juiste instrumenten die volledig goed staan ingesteld om je op ieder moment de juiste informatie te verschaffen waardoor je in staat bent om adequaat te analyseren en de gegevens zodanig te verwerken dat je huidige prestatie kan worden vergeleken met de voorspelde doelen die je zelf had gesteld.
- Gebruik alle kennis van de prestaties van je schip en bemensing. Hoe ze zich verhouden in allerlei omstandigheden. Analyseer wat je sterke en zwakke punten zijn gebaseerd op eerdere ervaring.
- Doorgrond de prestaties van je schip ten opzichte van de andere spelers in de zee en hun positie in de race.
- Wat zijn jullie kansen in veranderende omstandigheden. Welk zeil zet je bijvoorbeeld in en op welk moment ? Dat weet je alleen als je goed bent voorbereid op wat je sterkten en zwakten zijn voordat je de wedstrijd ingaat. Hoe haal je het meest optimale resultaat met jouw schip en bemensing ?
- De input van de gegevens die voortkomen uit de juiste meetinstrumenten analyseer je voortdurend. Aan de hand daarvan kun je steeds opnieuw risicofactoren benoemen die verband houden met de eigen weerswaarnemingen en voorspellingen.
- Je navigator/beleidsmedewerker werkt nauw samen met de schipper/baas en de tacticus/analist. Hierdoor ben je in staat om regelmatig de race strategie en tactiek te herzien.
- Je navigator/beleidsmedewerker geeft de richting aan wanneer of op welke plaats in de race de schipper/baas nodig heeft om belangrijke beslissingen te nemen. Deze kan dat dan doen ondersteund door de juiste data en inzichten. Met elkaar optimaliseer je de mogelijkheden en de kansen die zich aandienen.
- Monitor permanent of je nog voldoende capaciteit hebt. Is het schip in optimale conditie ? Hoe zit het met de bemanning ? Is er sprake van oververmoeidheid ? Kortom ben je in staat om op het juiste moment te versnellen ?
- Heb je voldoende vertrouwen in het schip en de bemensing om risico’s te nemen en je eigen koers te varen ? Zo niet, wat is daarvoor dan nodig ?
- Natuurlijk neem je iemand mee die bekend is met de lokale omstandigheden als je naar voor jou onbekende wateren invaart. Deze persoon heeft relevante lokale kennis en ervaring van het weer en de zeilomstandigheden aan boord.
In deze vergelijking tussen een schip in een langdurige race enerzijds en een willekeurige organisatie anderzijds wordt je meteen duidelijk waarom roadmapping altijd een voortdurend en itererend proces is. Het is nooit de enige sluitende realisatie van een tekentafelplan. Je bent pas in de leiding als je alert blijft en je weet op welk moment het tijd is om te wenden om met volle zeilen of opgeladen zonnecellen de stip op de horizon te bereiken.
Met dank aan K. Walker